会計計ソフト操作・運用に関する情報会計ソフトのスムーズな導入Q&A

Q1会計ソフトの導入のタイミングは?

A1 導入する時期はいつでも全く問題はありません。

期首(新年度のスタート)からだけではなく期中からの導入も当然可能です。

よく期首時点での導入が簡単でベストという話を聞きますが、これでは導入を待っている間は業務効率が上がらないこととなり、さらに、「わくわく財務会計」「らんらん財務会計」を活用した経営改善も実行できません。一日でも早い導入・運用をおすすめします。

また、導入時のポイントの1つに、当期の期首から導入時点までの会計データをどのような方法で会計ソフトへ入力するのか、ということがあります。これにはいくつかの方法があります(Q5参照)が、導入企業の判断で自由に決めることができます。

Q2期中で導入するにはどのような管理資料を用意したらいいのでしょうか?

A2 一般的には次のような管理資料が必要となります。

  1. 勘定科目決定に使用
    試算表又は総勘定元帳
  2. 補助科目決定に使用
    各種補助元帳

−参考−「主な勘定科目」と「補助科目設定に必要な資料」

勘定科目 必要な資料
現金 店舗別、支社別の残高
※店舗毎、支社毎に勘定科目を設定する方法もあります。
各種預金 開設口座毎の残高額
売掛金・未収金 得意先元帳
※請求先別の未収額が確認できれば他の資料でも可。
買掛金・未払金 仕入先元帳
※仕入先・購入先別の未払額が確認できれば他の資料でも可。
短期・長期借入金 借入口数毎の借入金残高
預り金 源泉所得税預り金残高
住民税預り金残高
厚生年金預り金残高
雇用保険料預り金残高
健康保険料預り金残高
介護保険料預り金残高
その他

Q3導入時の開始データ入力のためにはどんな管理資料が必要ですか?

A3 一般的には次のような管理資料が必要となります。

  1. 上記Q2で揚げた管理資料
  2. 前期繰越額がわかる資料(例、前期末の貸借対照表)
  3. 導入期期首から導入時点迄の伝票

※開始データ入力の方法により必要な管理資料は異なります。詳細はQ5をご覧ください。

Q4導入時の勘定科目体系はどのようにしたらいいでしょうか?

A4 基本的には只今の勘定科目体系をそのままお使いになり、問題のある点に関して勘定科目の追加・変更・削除をしてください。

勘定科目や補助科目を必要以上に細かく設定しても、殆ど使わなかったりかえって面倒になったりするものです。導入当初はパソコン会計の確実な運用をマスターすることが一番であり、運用に自信をつけながら勘定科目や補助科目の設定を考えていけばいいのです。そして、導入次年度からは、自社が考える管理システムが実現できるよう勘定科目や補助科目設定を全面的に見直せばいいのです。

Q5開始データの入力方法にはいくつかの方法があると聞きましたが?

A5 次のような方法があります。

導入期の全伝票を入力する方法

  1. まず、前期繰越額(例、前期末の貸借対照表の金額)を入力します([開始残高登録]メニューを利用)。
  2. 次に、期首から導入時点までに作成した伝票を全て入力します([伝票入力/訂正]メニューを利用)。

この方法は他の方法に比して多くの導入時間を必要とします。この方法によると導入日前の経理データも取引毎に全て保持できるため、「わくわく財務会計」「らんらん財務会計」上から、導入期の全取引データの検索、集計等が可能となります。また、来期において対前年(導入年)度比較も可能となります。

四半期単位でのデータを入力する方法

  1. まず、直近の月次試算表にある損益計算書の費用収益項目に関して四半期(3ヶ月)毎のデータを入力します([開始残高登録]メニューの[オプション]で期中導入を選択すると費用収益項目のデータを入力できます)。
  2. 次に、貸借対照表の資産、負債・資本項目に関しては、直近の月次試算表の残高を入力します([開始残高登録]メニューを利用)。
  3. 最後に、導入月に作成した伝票を入力します([伝票入力/訂正]メニューを利用)。

この方法は、会計に関してある程度の理解を必要とするため、会計に自信のある方にお勧めします。この方法によると少ないデータ入力量で、導入期から四半期レベルでの経営データの集計が可能となります。四半期毎に経営状況を分析し、経営判断に活用されている会社には有益な方法です。

導入月の前月末時点の試算表を入力する方法

  1. まず、導入月の前月末時点での試算表データを入力します([開始残高登録]メニューを利用)。
  2. 次に、導入月から導入日までに起こした伝票を入力します([伝票入力/訂正]メニューを利用)。

この方法によった場合は、年間を通じての明細が入力されていないため、前年度との比較において比較できない月や四半期がでてきてしまいます。

Q6経理データを入力するための入力元の資料としては何を使ったらいいのですか?

A6 

導入後も伝票を作成する場合

その作成した伝票を入力参考資料としてください。

伝票レス(廃止)にする場合

これまで作成していた伝票はなくなるため、例えば次のようなものが入力参考資料となります。

入力項目 入力参考資料
売上の入力 発行請求書
仕入 受取請求書
各経費の入力 掛購入の場合は受取請求書
現金購入の場合は領収書
固定資産の入力 掛購入の場合は受取請求書
現金購入の場合は領収書
買掛金・未払金の決済入力 現金出納帳、預金出納帳

Q7月次会計の手順はどのようになりますか?

A7 一般的には次のとおりになります。

([伝票作成(注)]→)[伝票入力]→[自動転記・作成(元帳・補助簿・試算表・その他帳票)]

伝票作成を省略すれば、手作業は「伝票入力」のみになり、業務効率が驚異的に高まります。また、手作業と違い誤転記の可能性が全く無いため、業務の信頼性も100%確保出来るのです。

(注)領収書等からの直接入力により伝票作成を省略するケース

Q8入力したデータが本当に正しいのか心配です

A8 これまでの経理処理との併存期間を設けることをお勧めします。

ご心配な場合は、「わくわく財務会計」「らんらん財務会計」導入当初はこれまでの経理処理方法での記帳も続けていきましょう。これまでの経理処理方法によるデータと会計ソフトで作成したデータを照合して間違いのないことが確認できたら、パソコン会計に全面移行します。併存期間は長くても3ヶ月程度で十分ではないでしょうか。長期の併存期間をとることは業務効率が低下するだけです。

Q9導入後は会計事務所との関係はどうなりますか?

A9 会計事務所には次のよう業務を依頼されてはいかがでしょうか

毎月

  • 月次会計データのチェック
  • 会計データを活用した財務や経営分析による問題点の指摘と改善策の提案
  • 資金繰りに対するアドバイス

決算時

  • 決算データの確認・修正
  • 経営計画の策定

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