青色申告ソフト青色申告の基礎知識や帳簿作成などについて実践的な内容をご案内するコーナー青色申告の基礎知識(青色申告ガイダンス)

請求書の整理と保存

女性

今回は請求書の整理保存について教えてください。

先生

請求書が仕入先などから送付されてきたら、まずはファイルなどに入れて一時保管しましょう。次にこの一時保管した請求書とその請求に対応する見積書、納品書とを比較チェックし、請求金額が正しいかどうかを確認します。

女性

それは、なぜですか?

先生

請求書の管理のポイントの一つは、取引先からの請求金額が正しいかどうかの確認にあるからですよ。見積書、納品書との照合は大事ですよ。これは、相手を疑っているというわけではなく、お互いのちょっとした思い違いやミスでトラブルになることを防ぐためなんです。照合していて疑問な点があれば先方へ連絡して確認しましょう。

単純な間違いでも時間が経つと指摘しにくくなります。早めに気が付いてその都度対処しておくというちょっとした手間で取引先と気まずいことが起こるのを防げます。

女性

照合が終わったら、どうしますか?

先生

請求書の内容に間違いがなければ、支払予定日を記入した別なファイルに移して、当該支払日まで請求書を保管しておきます。そして、支払予定日がきて支払を終えたら請求書には必ず支払済の印を押して、「請求書綴り」に貼付して保存すること。請求書へ支払済の印を押すことで、「二重支払」を防止する効果があるんだよ。

女性

領収書と違って、請求書は何度もファイルを移動するんですね。

先生

そう、だから請求書の管理は慣れるまでちょっと難しいかな?再度簡単にまとめると次のとおりです。

図

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